Wdrożenie Comarch ERP XL w Unitop

Dane w firmie produkcyjnej powstają na kolejnych etapach: od zakupu surowców i przyjęcia dostawy, przez realizację zlecenia produkcyjnego i ruchy magazynowe, po sprzedaż oraz rozliczenie finansowe. Jeśli działy stosują różne definicje albo nie mają ustalonej odpowiedzialności za dane, trudniej odtworzyć przebieg zdarzenia i ocenić jego wpływ na dalsze operacje.

W projekcie Unitop należało przede wszystkim:

Prospeo rozpoczęło projekt od analizy sposobu działania Unitop. Z zespołem klienta przeanalizowano przebieg kluczowych operacji, dane wymagane na kolejnych etapach, role użytkowników, kryteria akceptacji oraz wyjątki wymagające osobnej obsługi. Uzgodnione zasady przełożono na model pracy oparty na Comarch ERP XL.

W obszarze logistyki projekt objął strukturę danych towarowych i kontrahenckich, reguły zakupów i sprzedaży oraz ewidencję partii i terminów ważności. W obszarze produkcji uwzględniono technologie, zlecenia, wydania i przyjęcia materiałowe, produkcję wieloetapową, odpady, ponowne wykorzystanie materiału oraz rozliczanie kosztów. W obszarze finansów analizowano dokumenty handlowe, plan kont, rozrachunki, bankowość, podatki i sprawozdawczość.

Comarch ERP XL stanowi środowisko dla procesów objętych projektem. Comarch BPM wspiera cyfrowe obiegi faktur kosztowych i magazynowych, Comarch EDI służy do wymiany danych z partnerami handlowymi, a integracja z KSeF uwzględnia elektroniczny obieg faktur. Dla dokumentów określono ścieżki obsługi, statusy oraz role odpowiedzialne za kolejne czynności.

Etap I obejmował siedem udokumentowanych spotkań analitycznych dotyczących logistyki, produkcji, księgowości, środków trwałych i obiegów faktur. Dla wymagań określano docelowy przebieg pracy, odpowiedzialność, standardową ścieżkę realizacji, potrzebę prac rozwojowych oraz zależności między obszarami.

1. Analiza i mapa procesów – rozpoznanie przebiegu pracy, źródeł danych, wyjątków, punktów kontroli i odpowiedzialności.
2. Projekt modelu docelowego – uzgodnienie słowników, kartotek, ról, statusów, akceptacji i powiązań między produkcją, logistyką oraz finansami.
3. Konfiguracja i migracja – przygotowanie środowiska zgodnie z ustaleniami, migracja danych oraz realizacja niezbędnych mechanizmów i integracji.
4. Testy i szkolenia – sprawdzenie scenariuszy biznesowych i przygotowanie użytkowników do pracy w przypisanych rolach.
5. Uruchomienie i rozwój – realizacja Etapu I oraz przygotowanie dalszych prac w obszarze magazynu i kontroli jakości.

Etap II jest w trakcie realizacji. Obejmuje analizę dziewięciu procesów end-to-end: od przyjęcia dostawy, przez kontrolę jakości, składowanie i ruchy produkcyjne, po kompletację, inwentaryzację oraz identyfikowalność materiałów opakowaniowych.

Rozwiązania analityczne i AI mogą być użyteczne wtedy, gdy dane mają ustalone znaczenie, są wystarczająco kompletne i można powiązać je z konkretnym zdarzeniem oraz etapem procesu. W projekcie Unitop istotne są wspólne reguły kartotek, ewidencja partii, powiązania między operacjami a dokumentami oraz określenie odpowiedzialności za dane.

Po potwierdzeniu jakości i dostępności danych można rozważać kolejne zastosowania, na przykład analizę ryzyka związanego ze stanami magazynowymi i terminami ważności, wykrywanie odchyleń w procesach lub analizę zmian kosztów w odniesieniu do zdarzeń produkcyjnych.

Podejście Prospeo zakłada rozwój etapowy: najpierw uzgodnienie odpowiedzialności i kryteriów kontroli, następnie cyfryzację przebiegu pracy, a później wykorzystanie danych w analityce i kolejnych scenariuszach AI. Cyfryzacja procesów tworzy warunki do wykorzystania AI, ale gotowość organizacji zależy również od jakości danych, dojrzałości procesów i sposobu zarządzania.