Wdrożenie Comarch ERP XL
w Bripox

Ze względów historycznych funkcjonowały w firmie dwa programy, z których jeden przeznaczony był do ewidencji sprzedaży i należności, a drugi do ewidencji kosztów, zobowiązań i prowadzenia księgowości. Dodatkowo działał częściowo zintegrowany program dla mobilnych przedstawicieli handlowych. Powodowało to czasochłonną konieczność ręcznego przenoszenia i uzgadniania danych pomiędzy programami i stałego pilnowania spójności tych danych. Stanowiło też znaczące utrudnienie przy tworzeniu zestawień analitycznych dla zarządu.

Raporty i zestawienia analityczne wykorzystywane są na różnych poziomach zarządczych: finansowe przez zarząd w Urugwaju, finansowe przez zarząd w Polsce i handlowe do analizowania i rozliczania wyników sprzedaży. Z powodu rozproszenia danych w trzech programach i braku dedykowanych narzędzi analitycznych tworzenie zestawień było procesem trudnym i czasochłonnym.

Praca handlowców opiera się na bezpośrednim kontakcie z klientem i wymaga posiadania aktualnej informacji handlowej, w tym cenników, stanów magazynowych, saldzie zobowiązań. Ponadto wymaga posiadania narzędzia umożliwiającego rejestrację zamówień rezerwujących towar i wystawiania faktur bez angażowania pracowników biurowych. Z drugiej strony praca handlowca objęta jest planowaniem i monitorowaniem. Posiadane dotychczas narzędzie do obsługi sprzedaży mobilnej umożliwiało realizację podstawowych potrzeb ale było też pozbawione wielu pożądanych funkcjonalności.

Daty ważności towarów są istotną cechą w dystrybucji. Program umożliwiał rejestrację daty ważności ale wymagał manualnego wskazywania każdej partii przy wydawaniu towaru. Uciążliwym była też konieczność tworzenia odrębnych dokumentów przyjęć i wydań przy rejestracji przesunięć magazynowych.

Analizy sprzedaży zostały oparte o wskaźniki realizacji planu, które dzięki porównaniu umożliwiają zbadanie efektywności pracy handlowców. Raporty sprzedażowe uwzględniły dane historyczne z poprzedniego programu za ostatnie 5 lat, co zapewnia wieloźródłowość w Comarch BI Pont. Analizy umożliwiły także przeliczanie składowych kompletów promocyjnych, co stanowiło wcześniej znaczną trudność.

Analizy ściągalności dały wszystkim handlowcom dostęp do informacji o zadłużeniu swoich klientów, a kierownikom regionalnym informację o zadłużeniu klientów podległych im handlowców.

Analizy wizyt handlowych zostały zbudowane w oparciu o uzupełniane przez handlowców ankiety i dokumentację fotograficzną. Składają się z ponad 100 kolumn poddawanych skrupulatnej analizie przez zarząd w Urugwaju. Dostarczone rozwiązanie w pełni usatysfakcjonowało klienta, który otrzymał dostęp i możliwość tworzenia analiz w czasie rzeczywistym.

Wdrożenie programu w firmie Bripox przebiegło bardzo sprawnie, do czego przyczyniło się wysokie zaangażowanie klienta, dobrze przygotowana analiza przedwdrożeniowa, wysokie kompetencje zespołu wdrożeniowego i stabilnie działające oprogramowanie Comarch ERP XL.

Pod koniec stycznia 2018 rozpoczęto prace nad formułowaniem potrzeb klienta i planowaniem sposobu ich realizacji w ramach etapu analizy przedwrożeniowej. Analiza została ukończona po 10 tygodniach. Etap ten był kluczowy dla wdrożenia, ponieważ przeanalizowano i zoptymalizowano procesy, wyciągnięto wnioski i podjęto wspólne kompromisy.

Na początku czerwca przystąpiono do wdrożenia programu. Objęło to instalację i konfigurację infrastruktury sprzętowej i programowej, definiowanie struktury programu, migrację danych i szkolenia użytkowników. Szczególnym wyzwaniem dla klienta okazało się przeszkolenie grupy dwudziestu przedstawicieli handlowych rozproszonych na co dzień po całym kraju. Zgodnie z przyjętą metodyką szkolenia zostały przeprowadzone na rzeczywistych danych klienta pozwalając mu lepiej utożsamić się z nowym środowiskiem.