WIEMY JAK zarządzać obiegiem dokumentów
w firmie o rozproszonej strukturze
![bg_rs](https://prospeo.com.pl/wp-content/themes/prospeo/assets/gfx/elipse_roz.png)
O Grupie INCO S.A.
GRUPA INCO S.A działa na polskim rynku od 1947 roku, w pełni sfinansowana z polskiego kapitału. Dzięki nieustannym inwestycjom we własną infrastrukturę firma utrzymuje wysoką jakość swoich produktów, jak również stale rozwija ich portfolio. Spółka zatrudnia ponad 800 osób w zakładach produkcyjnych w kilku miejscach Polski: Borów, Koniecpol, Susz, Góra Kalwaria wraz z siedzibą główną w Warszawie. Spółka jest właścicielem wielu znanych marek, takich jak: Ludwik, Lucek, BioStar, Flesz, Buwii, Florovit lub Azofoska. GRUPA INCO S.A. od 20 lat działa także na rynku nieruchomości.
![Ikona Branze Kosmetyczna](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/10/ikona-branze-kosmetyczna.webp)
![Ikona Jakosc Case Study](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/10/ikona-jakosc-case-study.webp)
![Comarch Dms Wdrozenie Prospeo Partner Comarch 2](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/04/comarch-dms-wdrozenie-prospeo-partner-comarch-2.webp)
Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem Comarch DMS
W momencie przeprowadzania analizy Klient pracował na systemie ERP Microsoft Dynamics AX. Nie wykorzystywał systemu/narzędzia typu workflow za pomocą, którego mógłby ewidencjonować procesy zachodzące w firmie. Głównym problemem było duże rozproszenie pracowników pracujących z dokumentami w pięciu lokalizacjach. Ponadto są jeszcze lokalizacje, w których Klient prowadzi działalności związaną z nieruchomościami. Miejsca te także generują dokumenty, które powinny trafić do systemu.
Wydłużony czas przesyłania dokumentów między lokalizacjami utrudniał ich sprawną ewidencję w systemie księgowym. Powyższe sytuacje były często przyczyną zagubienia lub zniszczenia oryginału dokumentu. Przeciągało to czas, w którym dokument powinien trafić do systemu ERP i zostać ujęty w zestawieniach podatkowych, rozliczony.
Wdrożenie rozwiązań Comarch ERP
Pierwsze spotkanie z GRUPĄ INCO S.A. odbyło się 1 lipca 2020 roku. W szybkim czasie został przygotowany dokument analizy przedwdrożeniowej. W styczniu 2021 roku zostali przeszkoleni kluczowi pracownicy zespołu IT Klienta. Jako usprawnienie ich pracy został przygotowany Plan Testów Akceptacyjnych. Prowadził on krok po kroku użytkownika po poszczególnych etapach procesu.
W programie Comarch DMS zostały zdefiniowane cztery obiegi dokumentów, w ramach których ewidencjonowane są procesy. Konfiguracja systemu zakładała ewidencję Faktur kosztowych, Faktur zakupu na magazyn, Korekt faktur zakupu, Wniosków o nadgodziny. W ramach pierwszego etapu wdrożenia zostały produkcyjnie uruchomione dwa typy obiegów: Faktury kosztowe i Wnioski o nadgodziny. Kolejne dwa zostaną uruchomione w momencie startu systemu Comarch ERP XL (etap drugi). Obieg Faktur kosztowych został w pierwszej kolejności uruchomiony w połączeniu z obecnym systemem ERP Microsoft Dynamics AX, z którego pobierane są dane słownikowe i dokumenty. Należy zaznaczyć, że Klient nie przerwał ewidencji dokumentów w obecnym systemie z uwagi na trwające wdrożenie nowego systemu Comarch ERP XL. Zatem Comarch DMS stał się łącznikiem miedzy dwoma systemami.
W momencie uruchomienia nowego systemu Comarch ERP XL zostaną wprowadzone modyfikacje, które w płynny sposób pozwolą Klientowi przejść z jednego systemu ERP na drugi. Nie gubiąc przy tym historii wprowadzonych dokumentów. Przy okazji pracownicy mają możliwość zaznajomienia się już z systemem, dzięki czemu proces integracji systemów nie będzie utrudniał ich codziennej pracy.
![Olympus Digital Camera](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/04/obieg-dokumentow-wdrozenie-prospeo.webp)
Korzyści z wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów
![Ikona Dokument Case Study](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/10/ikona-dokument-case-study.webp)
![Ikona Sprzedaz Case Study](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/10/ikona-sprzedaz-case-study.webp)
![Ikona Analiza Case Study](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/10/ikona-analiza-case-study.webp)
![Ikona Globus Case Study](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/10/ikona-globus-case-study.webp)
![Ikona Lupa Case Study](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/10/ikona-lupa-case-study.webp)
![Prospeo Sprzet System Operacyjny](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/10/prospeo-sprzet-system-operacyjny.webp)
Wdrożenie Comarch ERP XL w liczbach
![Prospeo Wdrozenie Comarch Dms Grupa Inco](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/04/prospeo-wdrozenie-comarch-dms-grupa-inco.webp)
Okiem Klienta
„Wraz z wdrożeniem Comarch DMS zyskaliśmy dostęp do bieżących informacji z różnych obszarów działalności GRUPY INCO S.A. Jest to rozwiązanie wspierające strategiczne zarządzanie biznesem. Dzięki sprawnemu generowaniu raportów i wglądzie do danych archiwalnych możemy sprawniej optymalizować nasze procesy. Z pomocą firmy PROSPEO zostały zaimplementowane najważniejsze obiegi dokumentów i informacji z perspektywy specyfiki naszej branży. Muszę przyznać, że to zadanie nie należało do najłatwiejszych.”
Jolanta Jasińska
GRUPA INCO S.A.
Wdrożone moduły Comarch ERP XL
Comarch DMS
Dołącz do grona naszych Klientów
![Inco Logo Prospeo](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2024/04/inco-logo-prospeo-e1714487125514.webp)
![link](https://prospeo.com.pl/wp-content/themes/prospeo/assets/gfx/arr_opinie.png)
![Orientana Logo Klienci Prospeo](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2024/04/orientana-logo-klienci-prospeo.webp)
![link](https://prospeo.com.pl/wp-content/themes/prospeo/assets/gfx/arr_opinie.png)
![Rodowita Logo](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2024/05/Rodowita_logo-e1715244248593.webp)
![link](https://prospeo.com.pl/wp-content/themes/prospeo/assets/gfx/arr_opinie.png)
![Indavo Logo Klienci Prospeo](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2024/04/indavo-logo-klienci-prospeo.webp)
![link](https://prospeo.com.pl/wp-content/themes/prospeo/assets/gfx/arr_opinie.png)
![Bripox Logo](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2024/05/bripox-logo-e1715900171504.webp)
![link](https://prospeo.com.pl/wp-content/themes/prospeo/assets/gfx/arr_opinie.png)
![Opinia2](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/07/opinia2.webp)
![link](https://prospeo.com.pl/wp-content/themes/prospeo/assets/gfx/arr_opinie.png)
![Kosla Logo](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/09/kosla-logo-e1695904092363.webp)
![link](https://prospeo.com.pl/wp-content/themes/prospeo/assets/gfx/arr_opinie.png)
![Igus Logo](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/09/igus-logo-4D67BF5F56-seeklogo.com_-e1695904558656.webp)
![link](https://prospeo.com.pl/wp-content/themes/prospeo/assets/gfx/arr_opinie.png)
![Fergie Gride Logo](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/09/fergie-gride-logo-e1695904919388.webp)
![link](https://prospeo.com.pl/wp-content/themes/prospeo/assets/gfx/arr_opinie.png)
![1240 Design Logo](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/09/1240-design-logo-e1695905333358.webp)
![link](https://prospeo.com.pl/wp-content/themes/prospeo/assets/gfx/arr_opinie.png)
![Xfincostallogo.png.pagespeed.ic.2fisb8yhpj](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/09/xFincoStalLogo.png.pagespeed.ic_.2fiSb8yhPJ.webp)
![link](https://prospeo.com.pl/wp-content/themes/prospeo/assets/gfx/arr_opinie.png)
![Form](https://prospeo.com.pl/wp-content/uploads/2023/07/form.webp)