Wdrożenie Comarch DMS w INCO

Przeczytaj, jak system obiegu dokumentów
usprawnia procesy w firmie produkcyjno-handlowej.

POZNAJ EFEKTY WDROŻENIA

WIEMY JAK zarządzać obiegiem dokumentów
w firmie o rozproszonej strukturze

O Grupie INCO S.A.

GRUPA INCO S.A działa na polskim rynku od 1947 roku, w pełni sfinansowana z polskiego kapitału. Dzięki nieustannym inwestycjom we własną infrastrukturę firma utrzymuje wysoką jakość swoich produktów, jak również stale rozwija ich portfolio. Spółka zatrudnia ponad 800 osób w zakładach produkcyjnych w kilku miejscach Polski: Borów, Koniecpol, Susz, Góra Kalwaria wraz z siedzibą główną w Warszawie. Spółka jest właścicielem wielu znanych marek, takich jak: Ludwik, Lucek, BioStar, Flesz, Buwii, Florovit lub Azofoska. GRUPA INCO S.A. od 20 lat działa także na rynku nieruchomości.

Znany producent chemii gospodarczej, nawozów organicznych oraz opakowań z tworzyw sztucznych

Asortyment wytwarzany przez spółkę doceniany jest zarówno na krajowym rynku, jak i za granicą

Comarch Dms Wdrozenie Prospeo Partner Comarch 2

Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem Comarch DMS

W momencie przeprowadzania analizy Klient pracował na systemie ERP Microsoft Dynamics AX. Nie wykorzystywał systemu/narzędzia typu workflow za pomocą, którego mógłby ewidencjonować procesy zachodzące w firmie. Głównym problemem było duże rozproszenie pracowników pracujących z dokumentami w pięciu lokalizacjach. Ponadto są jeszcze lokalizacje, w których Klient prowadzi działalności związaną z nieruchomościami. Miejsca te także generują dokumenty, które powinny trafić do systemu.

Wydłużony czas przesyłania dokumentów między lokalizacjami utrudniał ich sprawną ewidencję w systemie księgowym. Powyższe sytuacje były często przyczyną zagubienia lub zniszczenia oryginału dokumentu. Przeciągało to czas, w którym dokument powinien trafić do systemu ERP i zostać ujęty w zestawieniach podatkowych, rozliczony.

Głównym problemem było duże rozproszenie pracowników pracujących z dokumentami w pięciu lokalizacjach.

Wydłużony czas przesyłania dokumentów między lokalizacjami utrudniał ich sprawną ewidencję w systemie księgowym.

Pracownicy działu handlowego przekazywali dokumenty w czasie dłuższym niż oczekiwał tego system księgowy.

Kolejnym czynnikiem wydłużającym była konieczność akceptacji dokumentów nawet na pięciu poziomach.

Wdrożenie rozwiązań Comarch ERP

Pierwsze spotkanie z GRUPĄ INCO S.A. odbyło się 1 lipca 2020 roku. W szybkim czasie został przygotowany dokument analizy przedwdrożeniowej. W styczniu 2021 roku zostali przeszkoleni kluczowi pracownicy zespołu IT Klienta. Jako usprawnienie ich pracy został przygotowany Plan Testów Akceptacyjnych. Prowadził on krok po kroku użytkownika po poszczególnych etapach procesu.

W programie Comarch DMS zostały zdefiniowane cztery obiegi dokumentów, w ramach których ewidencjonowane są procesy. Konfiguracja systemu zakładała ewidencję Faktur kosztowych, Faktur zakupu na magazyn, Korekt faktur zakupu, Wniosków o nadgodziny. W ramach pierwszego etapu wdrożenia zostały produkcyjnie uruchomione dwa typy obiegów: Faktury kosztowe i Wnioski o nadgodziny. Kolejne dwa zostaną uruchomione w momencie startu systemu Comarch ERP XL (etap drugi). Obieg Faktur kosztowych został w pierwszej kolejności uruchomiony w połączeniu z obecnym systemem ERP Microsoft Dynamics AX, z którego pobierane są dane słownikowe i dokumenty. Należy zaznaczyć, że Klient nie przerwał ewidencji dokumentów w obecnym systemie z uwagi na trwające wdrożenie nowego systemu Comarch ERP XL. Zatem Comarch DMS stał się łącznikiem miedzy dwoma systemami.

W momencie uruchomienia nowego systemu Comarch ERP XL zostaną wprowadzone modyfikacje, które w płynny sposób pozwolą Klientowi przejść z jednego systemu ERP na drugi. Nie gubiąc przy tym historii wprowadzonych dokumentów. Przy okazji pracownicy mają możliwość zaznajomienia się już z systemem, dzięki czemu proces integracji systemów nie będzie utrudniał ich codziennej pracy.

UMÓW SIĘ NA KONULTACJĘ!

Korzyści z wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów

Możliwość ewidencji i akceptacji dokumentów handlowych przed wprowadzeniem do systemu ERP.

Akceptacja zadekretowanych kosztów dokumentu na pięciu poziomach z różnymi wymiarami analitycznymi.

Tworzenie raportów i dashboardów w oparciu o dane z aplikacji.

Szybki dostęp do dokumentu poza siedzibą firmy poprzez aplikację mobilną lub przeglądarkę internetową.

Wyeliminowanie zagubionych i przetrzymywanych dokumentów handlowych.

Sprawne przejście między obecnym systemem Microsoft Dynamics AX a nowym Comarch ERP XL w procesie wdrożenia nowego systemu ERP.

Wdrożenie Comarch ERP XL w liczbach

75%

skrócenie czasu wprowadzania do systemu danych oraz sformalizowania ich procesu rejestracji

85%

spadek wskaźnika ilości zagubionych dokumentów z jednoczesnym wzrostem efektywności czasu wprowadzania i akceptowania dokumentów

95%

wzrost wskaźnika monitorowania kosztów wdrożenia nowego produktu na każdym etapie realizacji w jednym miejscu

Prospeo Wdrozenie Comarch Dms Grupa Inco

Okiem Klienta

„Wraz z wdrożeniem Comarch DMS zyskaliśmy dostęp do bieżących informacji z różnych obszarów działalności GRUPY INCO S.A. Jest to rozwiązanie wspierające strategiczne zarządzanie biznesem. Dzięki sprawnemu generowaniu raportów i wglądzie do danych archiwalnych możemy sprawniej optymalizować nasze procesy. Z pomocą firmy PROSPEO zostały zaimplementowane najważniejsze obiegi dokumentów i informacji z perspektywy specyfiki naszej branży. Muszę przyznać, że to zadanie nie należało do najłatwiejszych.”

Jolanta Jasińska
GRUPA INCO S.A.

Wdrożone moduły Comarch ERP XL

Comarch DMS

Dołącz do grona naszych Klientów

„Wraz z wdrożeniem Comarch DMS zyskaliśmy dostęp do bieżących informacji z różnych obszarów działalności GRUPY INCO S.A. Z pomocą firmy PROSPEO zostały zaimplementowane najważniejsze obiegi dokumentów i informacji z perspektywy specyfiki naszej branży.”

"Wdrożenie nowego oprogramowania to złożony proces, który wymaga czasu i wielu integracji . Przez ten niekiedy trudny i kompleksowy proces przeprowadziła nas firma Prospeo, wspierając nas na każdym etapie, dzięki rozumieniu naszych potrzeb z zakresu e-commerce."

„Comarch DMS zapewnia kontrolę i ochronę aktywów firmy, optymalizuje koszty i ogranicza straty zasobów oraz wydajnie optymalizuje procesy w firmie. Realizuje to dzięki procesowi akceptacji w trybie online i integracji z pocztą Outlook, co zmniejsza koszty akceptacji.”

"Comarch Mobile Sprzedaż zrewolucjonizował sposób pracy naszych przedstawicieli handlowych. Chciałabym podkreślić profesjonalizm i wsparcie ze strony zespołu Prospeo w trakcie konfiguracji oprogramowania, a zwłaszcza wysoką jakość obsługi powdrożeniowej."

"Nowe oprogramowanie umożliwiło firmie BRIPOX mocny wzrost efektywności i dużo lepsze alokowanie zasobów. Zarządzanie kluczowymi klientami, zarządzanie terytoriami i zarządzanie szansami stało się o wiele bardziej przejrzyste i zakończone sukcesami."

"Rozwiązania zastosowane w NOBLE HEALTH, firma PROSPEO fachowo wdrożyła również w naszej nowej spółce o podobnym profilu działania, dzięki czemu udało nam się zredukować koszty realizacji i uzyskać tą samą funkcjonalność systemu Comarch ERP XL.”

„Przy wyborze systemu do zarządzania firmą stawialiśmy główny nacisk na jego zgodność z aktualnymi przepisami i jak najszybszą jego implementację w naszej firmie. We współpracy z firmą PROSPEO udało nam się dostosować system do specyfiki naszej branży."

„Naszym głównym założeniem było posiadanie systemu szytego na miarę. Wybraliśmy Comarch ERP XL, który firma Prospeo umiejętnie dostosowała do naszych wymagań, tworząc autorskie rozwiązania programistyczne, automatyzujące niestandardowe procesy."

„Dzięki wdrożeniu przez firmę PROSPEO systemu Comarch ERP Optima dla Podmiotów Powiązanych zyskaliśmy bezpieczeństwo przechowywania dokumentów, jak również dostęp do spójnej bazy, gromadzącej dane ze wszystkich obszarów działalności."

„Prowadzimy wielokanałowe działania biznesowe, dlatego zależało nam na wybraniu oprogramowania, które będzie dotrzymywało nam kroku i będzie pozwalało na integrację z innymi narzędziami. Wybraliśmy oprogramowanie renomowanego producenta."

Xfincostallogo.png.pagespeed.ic.2fisb8yhpj

„Dzięki firmie Prospeo niemalże z dnia na dzień mogliśmy rozpocząć pracę na nowym programie Comarch ERP Optima. Nieocenioną zaletą tego rozwiązania jest skrócenie czasu realizacji procesów księgowych oraz zmniejszenie liczby specjalistów w nie zaangażowanych."

„Możemy polecić Prospeo jako rzetelną firmę, która wywiązuje się ze swoich obietnic. Wdrożenie przebiegało sprawnie, w ustalonym terminie i w granicach założonego budżetu, zaś konsultanci firmy Prospeo wykazali się dużą wiedzą i zrozumieniem potrzeb.”

„Stawiamy na ciągły rozwój, dlatego wybraliśmy oprogramowanie Comarch ERP XL, które umożliwiło nam wgląd do aktualnych danych i raportów ze wszystkich obszarów biznesowych. Sprawnie przeprowadzone wdrożenie zrealizowała firma Prospeo.”

Porozmawiajmy!

Dowiedz się, jakie dedykowane rozwiązania możemy zaproponować dla zwiększenia efektywności i automatyzacji Twojego biznesu.

Umów się na rozmowę z naszym konsultantem biznesowym.